Collaboration en temps réel Office Web Apps

Si vous vous intéressez un minimum à l’actualité Microsoft (et IT dans sa globalité), vous n’êtes sans doute pas passé à coté d’un article de ce genre : http://techcrunch.com/2013/11/06/microsoft-updates-office-365-brings-real-time-collaboration-to-free-office-web-apps-adds-yammer-to-all-enterprise-versions/#! traitant entre autre de l’ajout, enfin, de la collaboration en temps réel sur des fichier ouverts via Office Web Apps.

De mon point de vue, c’est une fonctionnalité majeure, qui manquait terriblement à Microsoft aujourd’hui (en comparaison des simples googles docs qui proposent cette fonctionnalité depuis des lustres).

Qu’en est-il donc dans la pratique ? Efficace ? Facile d’accès ? Voyez par vous même :

Je décide de prendre le cas suivant en exemple :

Vous possédez une adresse outlook/live/msn/hotmail, sur laquelle vous utilisez votre espace de stockage Skydrive (permettant l’usage des OfficeWebApps) afin de partager et maintenant d’éditer vos documents office word/powerpoint/excel.

Vous souhaitez partager et éditer ces documents avec des personnes qui, elles, n’ont pas de compte Microsoft.

Je vous épargne l’identification sur Skydrive et la création du document test.
Pour rappel vous pouvez :
– soit créer un lien à envoyer aux personnes que vous désirez. Ce lien est associé à des droits : modification, lecture, ou tout public.
– soit inviter des personnes à venir modifier le document, en renseignant leur adresse mail ainsi qu’une note rapide. Vous pouvez spécifier une nouvelle fois les droits de la personne invitée, mais également préciser si cette personne dispose d’un compte Microsoft qu’elle doit utiliser, ou non !

Nous utiliserons ce second scénario.

Voyons plutôt comment se gère le partage et la collaboration :

invitation collaboration

Voici le mail que votre invité reçoit :

Mail invitation

En cliquant sur le lien en fin de mail, votre invité va donc arriver sur le document Word que vous partagez dans skydrive.

Jusqu’ici rien de nouveau. Il peut donc choisir de modifier ce document en cliquant sur « Modifier dans le navigateur », dans le ruban en haut de page.
En choisissant de modifier le document, le créateur arrivera donc également sur le document Word.
Une indication précise dorénavant les personnes en train de modifier ou simplement de consulter le document. Cet indicateur est visible au dessus du ruban, dans le coin supérieur droit.

Du coté du créateur, connecté à son compte Microsoft, voici comment apparait l’indicateur :

modif coté créateur

On constate donc que le nom de l’utilisateur connecté apparait puis suivent les noms des personnes également sur le document.

Première chose à noter, Office Web Apps bug et nous affiche 2 « Invités » alors qu’un unique invité est convié. En réalité, le premier invité, avec l’icone rouge n’est autre que le créateur du document, dans ce cas précis. Je ne comprends pas réellement pourquoi le nom de la personne n’est pas indiquée. J’ai l’impression que la liste des « autres personnes » ne s’actualise pas bien lorsqu’on choisit de modifier via office web apps ou bien via le client lourd…

En tout état de cause, ce « bug » n’est pas gênant car il est possible de savoir qui a écrit quoi dans le document, simplement en cliquant sur le nom de la personne :

Ecrit

La traçabilité est donc assurée.

Coté invité, la chose se présente quasiment à l’identique :

vue invité

On constat ici que la liste des personnes sur le document est correcte, l’invité apparaissant bien comme « Invité », et le créateur avec les identifiants rattachés à son compte Microsoft.
De la même manière, en cliquant sur le nom de l’utilisateur, il est possible de tracer son contenu.

Office Web Apps oblige, la sauvegarde est automatique, pas besoin d’utiliser CTRL + S de manière récurrente.
Le délai de synchronisation semble satisfaisant dans la pratique, pour peur que chacun des invités possède une connexion relativement bonne. .

Voila pour le coté Office Web Apps, qui ressemble en quasiment en tout point à celui de Google, mais proposant évidemment tout l’attrait des documents office en ligne.
Une autre nouvelle fonctionnalité proposée est la collaboration via le client lourd Word.

Voyons comment tout cela fonctionne…

Donc, pour peu que vous possédiez une suite office installée, vous trouverez sur le ruban du document un onglet proposant « Ouvrir dans Word »… Sauf qu’il faut posséder un compte Microsoft et s’identifier avec ! Eh oui, on n’a rien sans rien hein …

authent nécessaire

Une fois sur le document word, la liste des participants apparait en bas à gauche. L’exemple ici est peu parlant (mon compte est utilisé sur deux ordinateurs) puisque je suis connecté deux fois avec le même compte.

Je peux néanmoins préciser qu’en tentant de se connecter avec un autre compte, la liste des participants ne s’actualise pas et on reste avec l’ancien nom d’affiché. Rien de très grave une nouvelle fois, mais néanmoins dommage.

word

Notez également que « Invité » reste affiché, nous donnant un total de 3 participants contre 2 en réalité. J’ai l’impression que c’est lorsque la connexion sur le compte Skydrive est toujours active sans en être certain..

Vous serez notifié lorsqu’un participant va quitter le document ou va le rejoindre.

notif

Et en définitive un simple CTRL + S permet de synchroniser le texte. Et non, pas d’édition en temps réel au final coté application, plutot un système de COMMIT etc…

actualisation

Et voila le résultat après synchronisation coté invité (ou du moins du coté de celui qui vient de recevoir les modifications, excusez pour le texte 😉 )

maj

En cas de conflit, c’est à dire si deux personnes modifient la même partie au même moment, vous obtiendrez un conflit, voici comment ça se manifeste concrètement :

conflit

Notez que votre modification et celle de l’autre personne éditant le document, apparaissent cote à cote.
En cliquant sur « Résoudre », vous pourrez choisir d’accepter ou de refuser la modification via le ruban :

conflit 2

Voila j’arrive au terme de cet article qui a pour vocation à illustrer rapidement la fonctionnalité de collaboration en temps réelle sur des documents office web apps.

Que retenir ? Que ça marche, plutôt bien, et que c’est très pratique. Combiner skydrive, document office et édition multiple c’est TOP et ca va changer votre manière de collaborer à distance, lors de réunion skype par exemple !

Terminé la collaboration sur un document google. C’est OK pour du texte simple, mais si on désire plus, alors c’est vraiment vers les office web apps qu’il faut maintenant vous tourner. Et biensur, c’est toujours gratuit !

Alors oui, lors de l’utilisation de l’application office le terme « temps réel » n’est plus adapté, enfin l’ajout de la synchronisation est un plus indéniable.

Au final, hormis quelques « bugs » très peu dérangeant, la fonctionnalité est simple d’usage, d’accès, et les pré requis sont logiques pour en profiter au