Mise en place et Gouvernance de PowerApps & Flow

C’est un sujet qui prend de plus en plus de place dans notre quotidien. Maintenant que la plateforme est robuste, et adoptée par un nombre croissant de professionnels, la question de la gouvernance est essentielle.

Le premier point, essentiel selon moi, est de statuer sur votre approche. Votre entreprise a-t-elle la maturité nécessaire pour être en accord avec l’approche Citizen Developers de Microsoft ? Quelle est votre stratégie ? Cette question est cruciale afin de déterminer la mise à disposition de PowerApps & Flow auprès de vos utilisateurs finaux.

  • Si votre stratégie et la maturité de votre entreprise vont dans le sens de Microsoft, alors intéressez vous au principe de CoE (Center of Excellence) ainsi qu’au kit de démarrage que Microsoft met à disposition. Ce kit fera l’objet d’un article prochainement.
  • Si vous redoutez l’approche Microsoft ou n’envisagez pas de permettre à tous vos utilisateurs de développer des Apps & Flows (ce que je recommande, au moins dans un premier temps), alors vous devez à minima cadrer le sujet.

Quelles questions se poser pour la mise en place de PowerApps et Flow ?

Les questions ci-après sont un mélimélo de réflexions à mener afin de débuter dans la mise en place des outils :

  • De quelles licences mes employés vont-ils avoir besoin ?
  • Comment mes applications/Flows seront-ils déployés ?
  • Ai-je un compte de service afin d’héberger et de runner les applications et Flows ?
  • Ai-je besoin d’une gestion d’environnement et de DLP ?
  • Ou sont les données qui seront utilisées par mes applications et Flows ?
  • Quelle stratégie de nommage adopter ?
  • Comment mes applications et Flows seront-ils partagés ?
  • Qui sera l’administrateur de ces solutions (un global admin ou bien un administrateur délégué)
  • Comment les applications seront-elles utilisées ? (navigateur web, app w10 etc.)
  • Quelle communication aux utilisateurs ?
  • Quelle gestion des trials ?

Ces questions sont un aperçus, mais plus tôt vous les traiterez, meilleure sera votre vision et organisation dans la mise en place des outils.

Comment débuter ?

Bien, imaginons que vous avez statué sur l’approche Citizen Developers et que vous ayez obtenu toutes les réponses aux questions précédentes. Maintenant, comment vous lancer ?
Pas de précipitation, il faut débuter simplement. Evaluez les outils, vous même ou bien le responsable de ce pôle applicatif, ou bien même faites appel à un partenaire expérimenté sur ces technologies. Avant de vouloir remplacer un applicatif existant, ou partir dans un développement complexe, choisissez un use case simple et à forte valeur ajoutée / visibilité. Le meilleur exemple est un processus papier existant, long et fastidieux, qui peut être remplacé par un simple formulaire PowerApps ou bien par une approche applicative plus complète (voir mon article sur le sujet). Vous allez ainsi limiter le temps de développement, obtenir rapidement une solution simple et efficace, que tous les utilisateurs approuveront sans difficultés.
C’est également une bonne occasion de tester votre stratégie et vos réponses aux questions précédentes. Si toutefois certaines réponses n’étaient pas en adéquation avec la réalité applicative, il serait bien plus simple de réajuster votre approche sur ce type de projet. C’est notamment le cas dans un choix d’architecture. PowerApps et Flow sont nativement très bien intégrés avec SharePoint Online, ce qui en fait un choix très pertinent pour y stocker les données. Si ce n’est pas votre première approche, ce premier projet peut être l’occasion d’évaluer ce point.

Quels outils pour gérer la plateforme au quotidien ?

La réponse à cette question n’est pas simple, dans la mesure ou Microsoft ne nous a, pas encore, vraiment facilité la tâche à ce niveau là. Les choses changent rapidement, mais pour le moment cela va dépendre de votre gestion. Si vous hébergez vos PowerApps et Flows sur un compte de service disposant d’une P2 (ce que je recommande), alors ce compte aura la capacité de gérer les environnements donc il est le créateur et l’administrateur. Si vous utilisez un environnement par défaut, alors c’est à un global admin de faire la gestion ou bien de nommer le compte de service administrateur de l’environnement.
Ces considérations mises de coté, il existe plusieurs manières de faire :

  • Des cmdlets PowerShell qui permettent de récupérer beaucoup d’informations sur les applications et Flows existants
  • Des connecteurs admins PowerApps et Flows qui en font de même. Attention par contre, selon vos permissions ils ne vous donneront pas une vision complète. Et il faut également créer les applications ou Flows de supervision de votre coté
  • Gérer vos licences afin de donner ou non l’accès à ces outils à vos utilisateurs