Plateforme de saisie des entretiens annuels

Il y a bien longtemps que je n’avais pas présenté un petit projet réalisé dans le cadre de mon travail. Je rectifie aujourd’hui le tir en vous présentant la plateforme de saisies des entretiens annuels / professionnels que j’ai mis en place au sein de ma société. Pour des raisons de confidentialité, certains éléments sont masqués, néanmoins la logique globale et les supports restent valables.

Contexte du projet : le service RH souhaitait mettre en place un outil/ une plateforme permettant une saisie informatique des entretiens annuels & professionnels des collaborateurs. Ces entretiens étaient jusqu’à présent complétés de manière manuscrite puis les feuilles étaient scannées.

La saisie manuscrite posait d’évidents problèmes : difficulté de relecture des documents, pertes, conservation dans le temps, extraction des données pertinentes, statistiques etc…

L’informatisation doit permettre de résoudre tous ces problèmes. Afin de réduire au maximum les coûts, l’idée était de partir sur un site SharePoint 2013 (collection de site déja disponible), couplé à InfoPath 2013 et au moteur de workflow standard.

Le projet intégrait également l’informatisation des demandes de recrutement

Voici comment serait architecturé l’outil :

Performance RH

La collection de sites GepsaCollab contient plusieurs sites, dont PerformanceRH, ayant lui même deux sous-sites.

Site Performance RH :

Le site permet d’annoncer les événements. c’est également ici qu’on retrouve les listes contenant les éléments réutilisables sur les deux sous-sites. Dans le cas présent, les listes sont : la liste des collaborateurs, la liste des établissements gérés par la société, les notations des critères d’évaluations (types de grades : A, B, C et D), les notations de l’atteinte des objectifs.

L’alimentation de la plus grosse liste (les collaborateurs) se fait par import d’un fichier excel (transformé en liste SharePoint par une application disponible en standard (liste personnalisée en mode feuille de données). Le gain de temps comparé à une ressaisie est évidemment conséquent. A titre d’information, voici les éléments  contenus dans la liste des collaborateurs :

  • Matricule
  • Nom
  • Prénom
  • Date de naissance
  • Fonction
  • Affectation Géographique
  • Ancienneté
  • Date d’entrée dans la société
  • Adresse mail

A terme, la liste devrait également intégrer les salaires des collaborateurs.

 

Sous-site : Entretiens de développement des collaborateurs

Rentrons maintenant dans le vif du sujet : les entretiens.

Le besoin énoncé est contraignant mais pas insurmontable. Les collaborateurs des différents sites géographiques doivent pouvoir se connecter à l’outil, saisir les entretiens de leurs sites, ne voir que les entretiens de leurs sites (uniquement saisis par eux ou non). La décision de créer autant de pages SharePoint que de sites géographique a donc semblé être un bon moyen d’isoler les différentes saisies. Néanmoins, afin de ne pas avoir à regrouper les différents entretiens et pour pouvoir effectuer une analyse des données, le service RH doit pouvoir accéder rapidement à l’ensemble des formulaires.

Solution retenue :

Je l’ai dis, nous avons créé autant de pages SharePoint que de sites géographiques. Dans chaque page, deux bibliothèques sont également créées : une bibliothèque pour les entretiens professionnels, une bibliothèque pour les entretiens annuels. Des vues personnalisées seront appliquées sur ces bibliothèques. Pour répondre au besoin du service RH, deux autres bibliothèques ont été créées : une bibliothèque complète des entretiens annuels et une bibliothèque complète des entretiens professionnels.

Principe : à la saisie d’un entretien, le formulaire est enregistré dans la bibliothèque correspondant à l’affectation géographique du collaborateur. En plus de cette sauvegarde, une seconde sauvegarde est effectuée par défaut dans la bibliothèque complète des RH.

Principe illustré :

sauvegardes

 

Les formulaires :

La gestion des formulaires a évolué en cours de conception (une détection du besoin en amont aurait permis d’appréhender différent certains points), de fait le raisonnement n’est peut être pas optimal.

Le voici cependant : en cliquant sur nouveau, le formulaire vierge est chargé. L’utilisateur vient choisir dans une liste déroulante le matricule du collaborateur qui passe l’entretien (connexion de données vers la liste des collaborateurs). Différents champs en lecture sont immédiatement alimentés (ce sont les champs de la liste des collaborateurs). Le même raisonnement est appliqué pour le responsable hiérarchique du collaborateur (via une seconde connexion de données sur la même liste).

La saisie peut être complète ou partielle. Deux boutons de validations sont disponibles en fin de formulaire :

Un bouton enregistrer en tant que brouillon :

  • un champ « statut » stocké dans le formulaire -mais non visible- est défini à « Temporaire »
  • On enregistre le document via les connexions de données vers le site concerné et la bibliothèque complète (principe illustré ci-dessus)
  • On ne change pas la vue du formulaire (on reste sur une vue avec les champs en édition)
  • un booléen « isValide » stocké dans le formulaire -mais non visible- est défini à « False »

Un bouton verrouiller et enregistrer la version définitive :

  • le champ « statut » est défini à « Définitif »
  • On enregistrer le document via les mêmes connexions de données vers le site concerné et la bibliothèque complète
  • Le booléen « isValide » est défini à « True »
  • On change la vue appliquée sur le formulaire. On passe sur une vue en lecture seule complète du document. A l’ouverture du formulaire, une règle vient vérifier que le booléen est bien défini sur « True ». Si c’est le cas, alors c’est cette vue qui est affichée.
  • La possibilité de modifier la vue du formulaire est masquée du ruban office
  • L’impression est paramétrée sur cette vue uniquement (qui affiche des encarts pour signer le document imprimé)

Limitations de ce fonctionnement :

Je l’ai dit, le fonctionnement a évolué en cours de conception. Dès lors, certaines limitations sont induites et nécessitent un légère refonte pour améliorer l’outil.

  • On peut par exemple potentiellement avoir deux fois le même entretien avec une version temporaire et une version définitive. C’est le cas si la saisie de ces deux versions n’a pas lieu le même jour.
  • Les collaborateurs procédant aux saisies peuvent potentiellement oublier de verrouiller le formulaire, qui resterait alors en version temporaire.

Solutions à mettre en place :

Créer de nouvelles connexions de données qui nommeraient différemment les documents.

  • La connexion de données vers l’enregistrement temporaire nommerait le document « Brouillon-EP/EA-[NOM_DU_COLLABORATEUR]-[DATE_DE_SAISIE] ».
  • La connexion de données vers l’enregistrement définitif nommerait le document « EP/EA-[NOM_DU_COLLABORATEUR]-[DATE_DE_SAISIE] ».

 

Formulaire professionnel en version PDF : Formulaire professionnel

Formulaire annuel en version PDF : Formulaire annuel

Captures d’écran du formulaire des entretiens professionnels intégrant les « noms internes » des champs :

EP1 (1)EP1 (2)EP1 (3)

 

EP1 (4)

 

 

 

 

 

 

 

Captures d’écran du formulaire des entretiens annuels intégrant les « noms internes » des champs :

EA1 (1)

EA1 (2)EA1 (3)EA1 (4)EA1 (5)EA1 (6)EA1 (7)EA1 (8)

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